KEPENTINGAN MINIT MESYUARAT

Kepentingan Minit Mesyuarat

1.      Sebagai bahan bukti berlakunya mesyuarat atau perbincangan antara dua belah pihak.

Minit mesyuararat berperanan sebagai bahan bukti wujudnya perbincangan atau kata putus antara kedua-dua belah pihak. Sebagai contoh, sekiranya belaku pertikaian antara kedua belah pihak, maka ia boleh merujuk kepada minit mesyuarat bagi menegakkan keadilan dan mengurangkan konflik antara kedua belah pihak.

2.      Sebagai bahan panduan pada masa akan datang.

Minit mesyuarat berperanan sebagai satu panduan atau rujukan bagi membolehkan pihak yang lain untuk melihat perkembangan aktiviti sesuatu mesyuarat. Dalam hal ini, minit mesyuarat akan membantu seseorang atau sesebuah pihak menilai gerak kerja yang telah dilakukan oleh pihak mereka. Hal ini adalah kerana dalam sesebuah minit mesyuarat terdapat cara atau langkah-langkah yang boleh diambil bagi memastikan gerak kerja mengikut landasan yang tepat.

3.      Membantu pihak yang baru mentadbir sesuatu pentadbiran

Minit mesyuarat membantu merancang dan memahami selok belok sesuatu aktiviti yang telah dijalankan khususnya bagi persatuan yang telah bertukar kepemimpinan. Andai kata berlakunya mesyuarat luar biasa, pihak yang baru memegang tampuk kepemimpinan akan meneliti terlebih dahulu minit mesyuarat terdahulu bagi membolehkan mereka memahami selok belok dan kelemahan yang telah berlaku kepada kepemimpinan yang terdahulu.

4.      Mengendalikan mesyuarat dengan betul.

Dengan adanya minit mesyuarat, maka mudah bagi sesuatu pihak melakukan mesyuarat  dan melaksanakan sesuatu mesyuarat. Sebagai contoh dalam minit mesyuarat mempunyai formatnya yang tersendiri. Hal ini adalah bagi memudahkan urusan dan tentatif sesuatu mesyuarat pada masa akan datang berjalan lancar mengikut acuan dan format yang betul bagi melancarkan perjalanan mesyuarat.

5.      Membantu membuat keputusan

Minit mesyuarat berperanan sebagai pemudah cara. Dalam hal ini, minit mesyuarat dapat membantu seseorang atau sesebuah pihak untuk membuat keputusa, sebagai contoh, ketika di dalam mesyuarat, pelbagai idea dan cadangan telah dikemukakan oleh ahli-ahli. Oleh itu ia membantu pihak atasan untuk memilih idea yang bernas dan boleh memajukan sesebuah pentadbiran.

6.      Mewujudkan sikap demokrasi dalam sesebuah pentadbiran.

Sesebuah pentadbiran yang bersikap demokrasi akan melakukan mesyuarat antara ahli-ahlinya. Dalam hal ini, minit mesyuarat berperanan bagi mewujudkan sikap demokrasi dalam sesebuah pentadbiran. Semua ahli bebas memberi idea dan hujah, dan minit mesyuarat berperanan akan mencatat segala idea dan kritikan yang telah diberikan oleh ahli ketika berlangsungnya mesyuarat.

7.      Menjadi bahan rujukan kewangan untuk mengelakkan ketirisan berlaku.

Dalam minit mesyuarat, terdapat satu bahagian yang telah menjelaskan kedudukan kewangan bagi sesuatu penggal. Dalam hal ini, ahli-ahli yang lain boleh membaca kedudukan kewangan pentadbiran mereka supaya pihak atasan tidak menyalahgunakan wang pentdbiaran. Dalam hal ini, ia mengelakkan wang persatuan atau sesuatu pentabiran akan berlaku ketirisan.

8.      Meyakinkan pihak luar kepada pihak pentadbiran.

Minit mesyuarat juga boleh dianggap sebagai kertas kerja kerana ia telah merumuskan segala aktiviti dan perancangan pertadbiran tersebut. Sebagai contoh sekiranya sesuatu pihak ingin melabur dalam sesuatu syarikat, sudah tentu kertas kerja dan laporan minit mesyuarat selain laporan kewangan akan diambil kira bagi meyakinkan mereka. Justeru minit mesyuarat merupakan satu laporan yang mantap bagi meyakinkan pihak luar.